守护居民的故事

守护居民的故事

2022年1月4日,香港出现今年首宗源头不明、怀疑带有Omicron的初步阳性个案,敲响了Omicron传播的警号,亦为第五波疫情来临揭开了序幕。消息公布后,患者居住的屯门翠宁花园第二座当晚随即被围封,大厦内所有居民均需接受强制检测。

翠宁花园物业管理团队合照,右一为屋苑经理黄子兴(Sunny Wong)
在疫情下,Sunny Wong(右一)定期与业主立案法团联络沟通,确保防疫抗疫工作尽量满足居民所需。

「尤记得香港当时已有一阵子没出现源头不明的疫情个案,大家都因此而稍作松懈;但突然再次出现确诊个案,还要是自己屋苑的居民,当时感到完全措手不及。」从事物业管理(物管)工作超过三十年,在翠宁花园担任屋苑经理的黄子兴(Sunny Wong)忆述当时的情况时,仍有几分感

Sunny Wong解释:「当晚政府迅速便于翠宁花园内设立了大型检测站,除了第二座居民须进行检测外,同时亦推出『愿检尽检』,以期尽快找到感染源头。邻近大型屋苑如友爱邨、安定邨、兆麟苑的居民亦纷纷涌到翠宁花园进行检测,导致检测站出现人龙,居民当晚需要轮候几小时才能接受检测。」

累积抗疫经验 持续提升物管服务质素

Sunny Wong受雇的物管公司负责管理翠宁花园多年,惟从未遇过类似紧急情况,物管公司与负责员工随即开会讨论实时应对方法。

「毕竟已经服务翠宁花园多年,我们深切了解自己屋苑居民面对较高感染风险,当然希望能够优先接受检测。故此我们在屋苑范围张贴告示,劝喻非翠宁花园居民可前往其他地方进行检测。我们亦安排人手为正在排队轮候的人士有序地分流,让第二座的居民得以优先接受检测;同时亦为轮候中的长者提供座椅,予以方便,表示关爱。」 

翠宁花园在第五波疫情下先后经历了四次围封强检。有了第一次的强检经验,物管公司于往后检疫均主动与民政事务总署代表、检测服务承办商、业主立案法团等持分者紧密沟通和协调。检测安排明显有所改善,物管公司努力跟进作出妥善安排实在功不可没。

除了在强制检测期间维持秩序外,事后在检测地点进行大规模清洁消毒以避免病毒传播亦是物管公司的重要跟进职责。「要知道物管公司采购清洁消毒服务要经过多重步骤,而我们又无法预知何时会有强制检测要求,如果在得悉有关要求时才开始采购流程就已经太迟了。」因此,Sunny Wong会预先做好清洁消毒服务的报价及采购工作,并与承办商维持良好关系及紧密联络,好让对方能有效率地提供清洁消毒服务。

翠宁花园首次被围封强检时出现人龙,居民需要轮候多时才能接受检测。
物管公司主动与居民、检测服务承办商和民政事务总署代表沟通,持续改善居民轮候做检测的安排,情况很快明显有所改善。
Sunny Wong指物管公司与清洁承办商维持良好关系,让对方有效率地提供清洁消毒服务。

根据Sunny Wong所述,物管人员的沟通技巧在三、四月疫情高峰期间更显得尤其重要。当时香港曾经单日新增超过五万宗确诊个案,而一直守在防疫抗疫最前线的清洁、保安人员亦有多人染疫,翠宁花园亦不例外。「当时除了有一部份员工确诊外,政府亦因增设多个小区隔离设施而突然增聘清洁及保安员工,令前线物管人手严重短缺,排更困难。物管公司需要高价聘请外援,除超出预算之外,若当值的清洁及保安人员不足,更需要按合约向聘用我们的业主立案法团作出赔偿。我当时的工作就是要与法团进行联络沟通,希望能作出灵活酌情安排;同时亦要安抚一班在疫情下工作量和压力大增的前线员工,希望大家能一起撑下去。」Sunny Wong表示,当物管公司得悉政府在第六轮「防疫抗疫基金」下推行「物业管理业界(环境卫生和保安人员)抗疫支持计划」(「物管支持计划」)后,就马上向物业管理业监管局提交申请,希望每人每月港币2,000元(最多5个月)的津贴能够鼓励一众辛劳的前线清洁及保安人员,为他们加油打气。

与居民同心抗疫 灵活调配物管资源
尚豪庭物业管理团队合照,左三为屋苑经理颜朝阳(Sunny Ngan)

「第五波疫情与先前几波疫情的最大分别,是染疫的市民数量很多,但即使得知确诊了,亦未必能够获安排实时送院接受治疗,而当市民需要进行居家隔离时,就正是考验物管从业员的时候了。」同样是Sunny、同样担任屋苑经理、在元朗私人屋苑尚豪庭工作的颜朝阳(Sunny Ngan)在这波疫情下就有截然不同的经历。

疫情改变了大众的消费模式,网购、外卖成为市民的新常态。尚豪庭的地理位置与元朗指针商场「形点」不算近,居民日常生活都要「行多两步」,在留家抗疫期间就经常选用网购或外卖服务。虽然这些服务为居民带来不少便利,但对Sunny Ngan和其物管团队来说则成为一个新的难题。

「送递员每天要前往屋苑不同地方送货,病毒传播的风险当然会较高。为了居民的健康着想,我们规定外卖员及送货员要把送递物品放在大堂的礼宾部,然后通知业主亲自来取。个别业主对此安排自然感到不便,因此我们需要多番解释,才能获得他们的理解和体谅。但期后有住户确诊或成为确诊者的『紧密接触者』而须在家隔离,在这情况下我们就需要安排保安人员把外卖或货物送到他们的家门前。试想保安人员一日要多次到屋苑不同楼层上下奔波,当值期间未能身处大堂又难以维持屋苑治安,对他们来说绝对是前所未见的工作压力。」

疫情下会所暂停开放,物管公司亦要做好内里设施的消毒工作。
为确保住户健康,物管公司规定所有网购货品和外卖不能直接送上住户楼层,居民要自行到礼宾部领取,有时货物的数量较多会为礼宾部构成大量工作压力。
由于外判清洁工人手不足,物管公司要安排其他员工协助屋苑消毒工作。

尚豪庭的住客会所因疫情需要暂时关闭,Sunny Ngan表示需要作出更多安排。「会所服务暂停,固然会影响一班经常使用会所设施如健身室、儿童游戏室、游泳池等的居民。物管公司每天要留意疫情的最新发展、政府的防疫措施等,以便解答居民有关会所重开的安排。此外,一些会所内的外判服务亦要作弹性处理,例如暂停泳池救生员服务、即使泳池不开放亦要安排清洁,以免太久没有使用而出现海藻、滋生蚊虫等。」

与在翠宁花园工作的Sunny Wong一样,Sunny Ngan亦面对过外判清洁公司因确诊员工数目急增,令屋苑清洁人手严重不足的情况。「我们也需要与法团沟通如何酌情处理赔偿问题,当时更要安排其他物管人员如客户服务员、保安员等兼顾处理每幢屋苑大厦的清洁工作,如消毒升降机扶手、按钮等。」

Sunny Ngan在物管业已工作超过二十年,他认为这一波疫情所面对的挑战是历来最困难,但这段时间的经历亦令他急速成长。「以发布通告为例,以往都未试过一天内要多次更新通告内容,但我们明白住户对疫情信息十分关注,所以都投放了许多时间和精神做好防疫抗疫工作,并适时发放相关信息。我相信整个物管业界在疫情过后会继续提升服务水平,令居民住得更安心更方便。」

Sunny Wong亦有同感:「我认为这段抗疫日子令物管业界有所得着,单就我本人而言,就学会了在工作上未雨绸缪、临危不乱和与不同持分者紧密协调。我相信市民大众经过这次疫情,亦会充分认同物管从业员工作的重要性并意识到物管工作绝不简单,绝非等闲事宜。」

物业管理业监管局

 

(只有中文版本)

最低人手比例的应用例子

持物业管理公司牌照的准则为:
  • 准则一:物业管理公司须聘用至少一名(不论是全职或兼职)对该物业管理公司提供物业管理服务一事有实际控制权的持牌物业管理人(第1级);及
  • 准则二:物业管理公司须聘用一定数目的全职持牌物业管理人,而该数目符合监管局指明的最低人手比例。
最低人手比例如下:
以下是一些如何應用人手比例的例子:
例子组合中的单位数目须聘用全职持牌物业管理人的数目
第1级第2级总数
A0000
B1,500112
C1,501123
D3,000123
E3,001235
F5,900246
G20,00071421
在例子A中,物业管理公司在其组合中没有任何物业。其中一个原因可能是该物业管理公司是新成立,而尚未签订任何管理合约。另一个原因可能是物业管理公司已将所有物业管理服务外判予另一间持牌物业管理公司(次承判商),因此该物业被视为属于次承判商的组合(更多外判例子,请按此)。在此等情况下,物业管理公司无须聘用任何持牌物业管理人,但为了持有物业管理公司牌照,仍必须符合上述准则一。  
如符合准则一的物业管理人(第1级)是全职聘用,则该持牌人可被包括在符合最低人手比例的全职持牌物业管理人中。
物业管理公司可选择聘用相同数目的持牌物业管理人(第1级)代替持牌物业管理人(第2级),以符合持牌物业管理人(第2级)的最低人手比例。例如:例子D中的物业管理公司可选择聘用共三名持牌物业管理人(第1级),以代替一名持牌物业管理人(第1级)及两名持牌物业管理人(第2级)。
「单位」是指公契所提述建筑物内的任何处所,不论公契以单位或其他名称描述,也不论该处所乃用作居所、店铺、厂房、办公室或任何其他用途,而该处所的业主,相对于同一座建筑物其他各个部分的业主或占用人而言,乃有权享有该处所的独有管有权者。计算最低人手比例时,没有公契的物业将不包括在投资组合中。有关如何计算单位数目的更多资讯,请按此。
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物业管理公司须有效控制物业管理业务

守则编号:C3/2021
生效日期:2021年1月8日

序言

以下载有实务指引的《操守守则》(「守则」)乃物业管理业监管局根据《物业管理服务条例》(《条例》)第5条就施行第4条(违纪行为)而发出的。虽然持牌人1不会仅因违反守则的条文而招致法律责任,但在纪律聆讯中,守则可获接纳为证据,及关于持牌人违反或没有违反守则的有关条文的证明,可作为有助于确立或否定受争议的事宜的依据。

守则

设立有效控制业务的机制

A(1) 持牌物业管理公司(「持牌物管公司」)须为其提供物业管理服务(「物管服务」)的业务设立有效控制的机制。该机制须包括以下元素:

  • 建立管理团队架构;
  • 制定工作指引;
  • 提供足够人手;
  • 提供足够资源;
  • 提供合适培训;
  • 有效监察;
  • 定期评估;
  • 适当跟进行动;
  • 备存纪录;及
  • 监督分判商。

建立管理团队架构

B(1) 持牌物管公司须就每一个其提供物管服务的物业建立管理团队架构并拟备一份管理团队架构图表,让员工知悉其管理团队架构,以助执行职务及汇报工作。

制定工作指引

C(1) 持牌物管公司须设立妥善的工作程序及清晰的指引让员工提供物管服务时有所依循。持牌物管公司须定期检视及/或更新有关程序及指引,以确保符合运作上的需要。

提供足够人手

D(1) 持牌物管公司须与其客户2订立物管服务协议及根据有关协议安排足够员工以提供物管服务。

提供足够资源

E(1) 持牌物管公司须提供工作上所需及合适的物品及工具,让员工可在安全的工作情况下有效地提供物管服务。

提供合适培训

F(1) 持牌物管公司须向其提供物管服务的员工提供合适的培训,让员工能符合有关工作程序及指引执行职务,并对未能按有关工作程序及指引提供物管服务的员工加强培训。

有效监察

G(1) 持牌物管公司须持续及有效地监察提供物管服务员工的工作和行为,并定时进行审查,以确保员工依循有关工作程序及指引行事。

定期评估

H(1) 持牌物管公司须定期对提供物管服务的员工的工作表现作出评核,以确定员工有否依循有关工作程序及指引行事,并考虑是否需要加强培训或提供进一步的指引。

适当跟进行动

I(1) 持牌物管公司须对没有依循有关工作程序及指引行事的物管员工採取适当跟进行动。

备存纪录

J(1) 持牌物管公司须就执行守则备存不少于三年的相关资料及文件。

监督分判商

K(1) 如持牌物管公司将全部或部份的物管服务分判给分判商或服务提供者,则该持牌物管公司须对有关分判商或服务提供者作出合适的监督,不论有关分判商或服务提供者是否持有物业管理公司牌照。

註释

  1. 「持牌人」一词是指持有以下牌照的人士:物业管理公司牌照;物业管理人(第1级)牌照;物业管理人(第2级)牌照;临时物业管理人(第1级)牌照;或临时物业管理人(第2级)牌照。
  2. 「客户」一词的定义与《条例》第16条所述的「客户」相同,即「就获某持牌物业管理公司提供物业管理服务的物业而言,指—(a)该物业的业主组织;及(b)就该服务支付或有法律责任就该服务支付管理费的该物业的业主」。在此定义下,租客不是客户。
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物业管理公司处理投诉的机制

守则编号:C2/2021
生效日期:2021年1月8日

序言

以下载有实务指引的《操守守则》(「守则」)乃物业管理业监管局根据《物业管理服务条例》(《条例》)第5条就施行第4条(违纪行为)而发出的。虽然持牌人1不会仅因违反守则的条文而招致法律责任,但在纪律聆讯中,守则可获接纳为证据,及关于持牌人违反或没有违反守则的有关条文的证明,可作为有助于确立或否定受争议的事宜的依据。

守则

投诉程序及制度

A(1) 持牌物业管理公司(「持牌物管公司」)须就其提供物业管理服务(「物管服务」) 的每一个物业制定一套有效处理投诉2的机制(「机制」),并于有关物业的显眼地方展示载有有关机制详情的告示,让客户3备悉有关详情。

A(2) 于守则第A(1)段所述的告示除须载有有关机制的详情外,亦须载有以下内容:

  • 投诉方法;
  • 客户可索取机制的详情4
  • 收集个人资料声明;及
  • 负责人的联络资料(见守则第B(1)段)。

A(3) 机制须包括以下元素:

  • 委任负责人监察投诉的处理;
  • 确认接获及记录投诉;
  • 尽快处理投诉;
  • 适时通知投诉人进度及结果;及
  • 妥善备存纪录及提供投诉资料。

委任负责人监察投诉的处理

B(1) 持牌物管公司须就其提供物管服务的每一个物业委任一名持牌物业管理人负责监察投诉的处理(「负责人」),并将负责人的姓名、牌照号码及电话号码及/或电邮地址展示于有关物业的显眼地方。

确认接获及记录投诉

C(1) 除守则第E(3)段另有规定外,在接获投诉后,负责人须在合理及切实可行的范围内尽快安排编配个案编号予有关投诉、记录有关投诉的撮要于投诉登记册5内,及向投诉人确认接获其投诉并提供个案编号6

C(2) 负责人须确保投诉登记册内载有以下的资料:投诉人的姓名/名称(如有提供)、投诉的撮要及记录日期。

C(3) 负责人须定时查阅载于投诉登记册的资料,如发现错漏,须在合理及切实可行的范围内尽快作出或安排作出更正。

尽快处理投诉

D(1) 持牌物管公司在接获投诉后须按机制在合理及切实可行的范围内尽快展开跟进工作。然而,持牌物管公司可不处理不具名的投诉7

D(2) 除守则第E(3)段另有规定外,如投诉并非可由持牌物管公司处理(例如被投诉的对象并非持牌物管公司的员工或投诉的事宜并非属其提供的物管服务范围),持牌物管公司须在投诉人同意下将有关投诉转介至有关人士或组织(例如管理委员会或业主委员会)或通知投诉人直接与有关人士或组织联络。

适时通知投诉人进度及结果

E(1) 除守则第E(3)段另有规定外,持牌物管公司须适时通知投诉人跟进工作的进度。

妥善备存纪录及提供投诉资料

F(1) 持牌物管公司须妥善备存所有与投诉相关的资料8及文件,为期不少于自接获投诉起计三年的时间(不论投诉是否成立),并须按业主组织的书面要求(如有),提供年度性的投诉统计资料(包括投诉的性质、小计及总数)。

註释

  1. 「持牌人」一词是指持有以下牌照的人士:物业管理公司牌照;物业管理人(第1级)牌照;物业管理人(第2级)牌照;临时物业管理人(第1级)牌照;或临时物业管理人(第2级)牌照。
  2. 如持牌物管公司合理地相信有关人士就某事宜只是作出查询、提供意见或资料,而不是提出投诉,则毋须按守则处理有关事宜。投诉可由具名或不具名人士作出,而该等人士包括相关物业的客户、用户及访客。投诉可透过不同渠道提出,包括口头、电话、传真及电邮等。如持牌物管公司合理地相信根据投诉人提供的资料未能辨认投诉人的身份,则可将相关投诉当作不具名投诉处理。
  3. 「客户」一词的定义与《条例》第16条所述的「客户」相同,即「就获某持牌物业管理公司提供物业管理服务的物业而言,指—(a)该物业的业主组织;及(b)就该服务支付或有法律责任就该服务支付管理费的该物业的业主」。在此定义下,租客不是客户。
  4. 持牌物管公司可在收取合理的複印费后,提供机制详情的複本。
  5. 登记册可以电子形式备存。持牌物管公司可就物业的不同的部份(例如住宅部份、会所部份等)设立独立的登记册。
  6. 守则内提及持牌物管公司须与投诉人联络的指引只适用于投诉人有提供联络方法的情况。如投诉人没有提供任何联络方法,则载于守则第C(1)段、第D(2)段、第E(1)段及第E(2)段关乎与投诉人联络的指引并不适用。
  7. 虽然持牌物管公司可不处理不具名的投诉,但仍须按守则第C(1)段的规定记录不具名的投诉于投诉登记册内。
  8. 相关资料包括与投诉人口头及透过电话联络的纪录。

成为指明学历的准则​

持有物业管理人牌照的其中一个准则,是持有物业管理业监管局(监管局)指明的学历。在决定指明的学历时,监管局会考虑以下因素:
香港资历架构级别及资历学分
一般而言,学位或同等学历必须符合资历架构第5级或以上并具有最少150个资历学分,而副学士学位、文凭或同等学历必须符合资历架构第4级或以上并具有最少90个资历学分。
与物业管理业的相关性

监管局将采用物业管理业行业培训咨询委员会制定的「职业资历阶梯」作为评审工具。一般而言,课程必须涵盖7个职能范畴中的4个或以上的范畴,而当中必须包括「应用法律」。此外,课程涵盖的能力单元必须是根据「职业资历阶梯」为「物业经理」(适用于物业管理人(第1级)牌照)或「物业主任」(适用于物业管理人(第2级)牌照)职位制定的能力单元。只有当课程所涵盖的职能范畴内的能力单元数目达到或超过监管局规定的以下要求,该职能范畴才会被视为已获涵盖。

如课程以「职业资历阶梯」2016年版设计,监管局会以详列于「职业资历阶梯」2016年版的准则评审;如课程以「职业资历阶梯」2021年版设计,则监管局会以详列于「职业资历阶梯」2021年版的准则评审。

提出申请

团体或院校如有意将其课程成为指明的学历,无论该课程是否根据「职业资历阶梯」为「物业经理」(适用于物业管理人(第1级)牌照)或「物业主任」(适用于物业管理人(第2级)牌照)职位所需的能力单元而设计,均可向监管局提出申请

注:有关物业经理及物业主任工作岗位的能力要求所涵盖的职能范畴及能力单元的资料,请参阅:https://www.hkqf.gov.hk/pm/sc/vqp/pathways/index.html

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一般操守守则

守则编号:C1/2020
生效日期:2020年8月7日

序言

以下载有实务指引的《操守守则》(「守则」)乃物业管理业监管局(「监管局」)根据《物业管理服务条例》(《物管条例》)第5‍‍‍条就施行第4条(违纪行为)而发出的。虽然持牌人不会仅因违反守则的条文而招致法律责任,但在纪律聆讯中,守则可获接纳为证据,及关于持牌人违反或没有违反守则的有关条文的证明,可作为有助于确立或否定受争议的事宜的依据。

守则

  1. 持牌人不得在专业方面,有失当或疏忽行为。
  2. 持牌人须秉持诚实、忠诚和严正的态度向其客户提供服务。
  3. 持牌人须尽其所知提供准确及相关的资料或意见给予其客户,以便其客户根据已知情况作出判断和决定。
  4. 持牌人须设立妥善的程序及制度以管理和监督其提供的物业管理服务。
  5. 持牌人在执业时须对其客户及其他相关人士公平公正。
  6. 持牌人应避免与其客户涉及利益冲突。在有可能有或有潜在利益(不论是金钱或其他实益利益)冲突的情况下,持牌人须在合理切实可行的范围内尽快向其客户详尽披露有关利益。
  7. 持牌人不得恶意损害其他提供物业管理服务的提供者的名声或贬低其他提供物业管理服务的提供者的作业方式。
  8. 持牌人不得作出可能损及物业管理服务专业的声誉的行为。
  9. 持牌人须在执业时遵守香港的法律。

 

注释

  1. 「持牌人」一词是指物业管理公司牌照;物业管理人(第1级)牌照;物业管理人(第2级)牌照;临时物业管理人(第1级)牌照;或临时物业管理人(第2级)牌照的持有人。
  2. 「客户」一词的定义与《物管条例》第16条所述的「客户」相同。 《物管条例》第16条订明:「客户(client)就获某持牌物业管理公司提供物业管理服务的物业而言,指—(a)该物业的业主组织;及(b)就该服务支付或有法律责任就该服务支付管理费的该物业的业主。」
  3. 在裁定某持牌人有否按照守则第(3)及(4)段行事时,监管局会考虑有关的持牌人与其客户所订立的合约的条款,以厘定该持牌人提供的物业管理服务范围及其须履行的责任。

根据《物管条例》,监管局要求其成员披露其属於监管局决定的类别或种类的利害关係。《物管条例》亦规定监管局成员就须作出的披露,备存一份登记册,有关登记册须上载於互联网以供查阅。

《物管条例》并无说明设立及维持利害关係登记册之目的。但监管局认为,其目的在於提升透明度及确保监管局的决定过程客观、公正,并得到公众信任。

利害关係登记册或包含《个人资料(私隐)条例》所定义的个人资料。 阁下查阅此成员的登记册时,已知悉上文所述有关登记册之目的,并承诺不得将登记册内个人资料用於其他目的。

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利害关係登记册或包含《个人资料(私隐)条例》所定义的个人资料。 阁下查阅此成员的登记册时,已知悉上文所述有关登记册之目的,并承诺不得将登记册内个人资料用於其他目的。

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根据《物管条例》,监管局要求其成员披露其属於监管局决定的类别或种类的利害关係。《物管条例》亦规定监管局成员就须作出的披露,备存一份登记册,有关登记册须上载於互联网以供查阅。

《物管条例》并无说明设立及维持利害关係登记册之目的。但监管局认为,其目的在於提升透明度及确保监管局的决定过程客观、公正,并得到公众信任。

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